Factuur maken als zzp'er: alle eisen van de Belastingdienst (2026)

Een correcte factuur is als zzp'er belangrijker dan je misschien denkt. Je klant heeft hem nodig om de btw terug te vragen, en jij hebt hem nodig voor je btw-aangifte en je administratie. Ontbreekt er iets, dan kan de Belastingdienst de factuur afkeuren. In dit artikel lees je welke gegevens verplicht zijn en waar je verder op moet letten.

Checklist: deze gegevens moeten op je factuur

Volgens de Belastingdienst moet een factuur in ieder geval deze gegevens bevatten:

• Je volledige naam of bedrijfsnaam en je adres
• De volledige naam en het adres van je klant
• Je btw-identificatienummer (het btw-id, beginnend met NL, niet je omzetbelastingnummer)
• Je KvK-nummer
• Een uniek factuurnummer dat doorloopt. Je mag meerdere reeksen gebruiken, bijvoorbeeld 2026-001, maar een nummer mag nooit twee keer voorkomen.
• De factuurdatum, de datum waarop je de factuur uitreikt
• De datum van levering of dienst, als die afwijkt van de factuurdatum
• Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd, met de hoeveelheid, bijvoorbeeld het aantal uren
• Het bedrag per eenheid exclusief btw, zoals je uurtarief, en eventuele kortingen
• Het btw-tarief (21%, 9% of 0%) en het btw-bedrag
• Het totaalbedrag exclusief en inclusief btw

Je facturen moet je 7 jaar bewaren, net als de rest van je administratie.

Speciale situaties

Je gebruikt de kleineondernemersregeling (KOR)

Blijft je omzet onder de € 20.000 per jaar en heb je je aangemeld voor de KOR, dan reken je geen btw. Je hoeft dan geen btw-tarief en btw-bedrag op je factuur te zetten. Vermeld wel dat je bent vrijgesteld, bijvoorbeeld met de tekst "Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling".

De btw is verlegd

Werk je voor een zakelijke klant in een ander EU-land, of in een sector met verleggingsregeling zoals de bouw? Dan betaalt je klant de btw. Zet dan het btw-id van je klant op de factuur en vermeld "btw verlegd".

Kleine bedragen

Is het totaalbedrag niet hoger dan € 100 inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens. Voor de meeste zzp'ers komt dat weinig voor, maar het is goed om te weten.

Betaaltermijn: wat mag je afspreken?

Zet de betaaltermijn altijd duidelijk op je factuur. Een termijn van 14 of 30 dagen is gebruikelijk. Heb je niets afgesproken, dan geldt bij zakelijke klanten een wettelijke termijn van 30 dagen. Grote bedrijven mogen met mkb'ers en zzp'ers maximaal 60 dagen afspreken. Betaalt een klant te laat, dan heb je recht op de wettelijke handelsrente.

E-facturatie wordt verplicht vanaf 2030

Het kabinet heeft in september 2026 gekozen voor verplichte e-facturatie tussen bedrijven. Het plan is dat facturen vanaf 1 juli 2030 in een gestructureerd digitaal formaat moeten worden verstuurd, zodat ze automatisch kunnen worden verwerkt. Een pdf telt dan niet meer als e-factuur. Ondernemers die de KOR gebruiken, zouden hiervan zijn uitgezonderd.

Het wetsvoorstel moet nog door de Tweede en Eerste Kamer, dus de details kunnen veranderen. Voor nu betekent het vooral: werk met een factuurprogramma in plaats van met losse Word-bestanden, dan is de overstap later eenvoudig.

4 tips voor facturen zonder gedoe

1. Gebruik een factuurtool

Met een factuurtool vergeet je geen verplichte gegevens en lopen je factuurnummers automatisch door. Met onze gratis factuur maak tool maak je binnen een paar minuten een factuur die aan alle eisen voldoet.

2. Maak je factuur vanuit je urenregistratie

Factureer je per uur, maak de factuur dan rechtstreeks vanuit je geregistreerde uren. Zo vergeet je geen uren en kan je klant precies zien waarvoor hij betaalt. In TimeStudio zet je met een paar klikken je uren om in een factuur.

3. Controleer voor je verstuurt

Kloppen de gegevens van je klant? Staat het juiste btw-tarief erop? Een fout herstellen kan alleen met een creditfactuur, dus een laatste check scheelt werk.

4. Factureer op vaste momenten

Stuur je facturen bijvoorbeeld elke eerste werkdag van de maand of direct na afronding van een opdracht. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt en hoe beter je cashflow.

Veelgestelde vragen over factureren

Moet mijn KvK-nummer op de factuur?

Ja. Ondernemers die in het Handelsregister staan, moeten hun KvK-nummer vermelden op facturen, brieven en hun website.

Mag ik een factuur aanpassen nadat ik hem heb verstuurd?

Nee. Je maakt een creditfactuur voor het oude bedrag en stuurt daarna een nieuwe factuur met een nieuw nummer.

Mag ik mijn factuur als pdf per e-mail sturen?

Ja, dat mag tot de verplichte e-facturatie ingaat, als je klant ermee akkoord is.

Wil je zonder gedoe professionele facturen maken? Probeer dan onze gratis factuur maak tool, of maak je facturen direct vanuit je uren met TimeStudio.

Dit artikel geeft algemene informatie en is geen fiscaal advies. Controleer bij twijfel de actuele regels op belastingdienst.nl.